Hoe houd je verbinding zonder koffieautomaat?

Heb je weleens beseft hoeveel belangrijke informatie er tussen collega’s bij de koffieautomaat of de printer wordt uitgewisseld? Zelf bedacht ik me vaak na zo’n gesprek: ‘goh, dit was ik niet te weten gekomen als ik niet net nu koffie was gaan halen’.

Tijdens de crisis zijn de ooit zo vanzelfsprekende ‘koffieautomaatgesprekken’ verleden tijd. Zonde, want tijdens die ongeplande spontane ontmoetingen, werd vaak belangrijke informatie uitgewisseld. Niet alles is namelijk te vangen in overlegvormen, structuren en procedures.

Kenmerken van de koffieautomaat-verbinding
Naast alle systemen en werkwijzen die zijn ingericht binnen jouw organisatie wordt de kwaliteit en resultaten van het werk uiteindelijk bepaald door het stukje menselijkheid dat wij toevoegen aan ons werk. Bij de koffieautomaat of de printer kun je je menselijkheid optimaal kwijt:

  • Identiteit: Je kunt jezelf letterlijk even laten zien en wat van jouw persoonlijkheid laten zien en horen (jouw eigenschappen of interesses)
  • Sociale vaardigheden: Je kunt op een persoonlijke manier verbinding maken met collega’s die je anders niet goed zou kennen. Bekend maakt bemind.
  • Creatiekracht: Je kunt kansen zien en benutten. Kansen liggen vaak in ongeplande en ongestructureerde processen, zoals je koffieautomaat of printerbezoekje. Zodra je ze ziet, kun je ze pakken.

Het zijn de dingen die niet altijd direct zichtbaar zijn, maar super belangrijk zijn voor het uiteindelijke resultaat van je werk. Maar ze vallen pas op, op het moment dat ze wegvallen.

Net zoals de letters in WSSLWRK!NG. Ook al zie je de klinkers niet, ze zijn er wel, anders zouden je hersenen er geen woord van maken en dat heb je inmiddels al wel gedaan. Die onzichtbare klinkers zijn van belang om te begrijpen wat er staat. Zo werkt het ook met het inzetten van onze menselijkheid. Jouw identiteit, jouw sociale vaardigheden en jouw creatiekracht. Allemaal onmisbaar voor de resultaten binnen jouw organisatie, maar voor anderen niet altijd bewust zichtbaar.

En nu, door de crisis en het vele thuiswerken, zijn deze aspecten nog minder zichtbaar. De gelegenheid voor een toevallige ontmoeting bij de koffieautomaat of de printer waarin jij je menselijkheid kon tonen is weggenomen.

Dat betekent dat je toch een manier moet vinden om jouw identiteit, jouw sociale vaardigheden en jouw creatiekracht zichtbaar te maken. Je bent zelf in the lead. Meer dan anders. Dit geldt niet alleen voor jou persoonlijk, maar ook voor jouw organisatie.

Ok, maar hoe pak ik die lead?

Ik heb een paar vragen voor je:

  1. Wat zijn jouw kwaliteiten? Met welke concrete actie kun je die NU zichtbaar maken voor je collega’s en klanten/inwoners?
  2. Op welke manier kun je NU thuiswerkend een ongeplande spontane virtuele ontmoeting uitlokken?
  3. Welke dingen kunnen nu wel, die anders niet konden? Met andere woorden, welke kansen brengt de crisissituatie met zich mee? Hoe kun je NU die kans benutten?

Door op de antwoorden van bovenstaande vragen in te zetten, toon jij je menselijkheid, maak je het verschil én zorgt dit voor kwaliteit en resultaten in het werk.

De titel van dit stuk was ‘Hoe verbind je met collega’s zonder koffieautomaat’? De verbinding is nu minder vanzelfsprekend dan voorheen. Door bovenstaande acties creëer je bewust een klimaat voor het laten ontstaan van datgene wat voorheen toevalligerwijs ontstond. Word ik te filosofisch? Heel concreet: Kom in actie, je moet wat meer moeite doen voor verbinding!

Welke rol pak je als werkgever?

Als werkgever kun je dit gedrag bij je werknemers uitlokken natuurlijk. Als werkgever faciliteer je jouw medewerkers in het tonen van hun kwaliteiten (ook op afstand), je faciliteert jouw medewerkers in virtuele ontmoetingen en je faciliteert je medewerkers bij het zien van kansen en het benutten ervan.

Een paar tips voor burgemeesters, gemeentesecretarissen, directeuren, leidinggevenden, regisseurs, coaches, hr-managers, bedrijfsvoeringsconsulenten en andere verbinders in de organisatie:

1. Zorg voor oprechte 1 op 1 aandacht.

Mensen hebben behoefte aan échte verbinding. Het gevoel van verbondenheid (het gevoel ergens bij te horen) zorgt ervoor dat het hormoon oxytocine vrij komt. Dit ‘gelukshormoon’ stuurt vervolgens de aanmaak van serotonine aan, waardoor je een goed gevoel krijgt. Verbinding zorgt dus vervolgens voor vermindering van stress, angstgevoelens of zelfs depressieve gevoelens. Op het moment dat we elkaar 1 op 1 benaderen, groeit dat gevoel van verbondenheid. Er ontstaat een gevoel van: Ik word gezien. Ik ben van waarde.

Mensen hebben behoefte aan échte verbinding. Het gevoel van verbondenheid (het gevoel ergens bij te horen) zorgt ervoor dat het hormoon oxytocine vrij komt. Dit ‘gelukshormoon’ stuurt vervolgens de aanmaak van serotonine aan, waardoor je een goed gevoel krijgt. Verbinding zorgt dus vervolgens voor vermindering van stress, angstgevoelens of zelfs depressieve gevoelens. Op het moment dat we elkaar 1 op 1 benaderen, groeit dat gevoel van verbondenheid. Er ontstaat een gevoel van: Ik word gezien. Ik ben van waarde.

2. Bel iedere week persoonlijk met je medewerkers en

  • vraag hoe het met ze gaat (oprechte belangstelling!)
  • onderzoek met hen op welke manier ze in de huidige situatie het beste tot hun recht komen (kwaliteiten en identiteit zichtbaar maken)
  • faciliteer ze in de gewenste verbindingen die ze willen hebben (ook de spontane virtuele ontmoetingen)
  • experimenteer met de ideeën die worden aangedragen (waar je dus ook expliciet naar vraagt)


3.       Communiceer over de organisatiedoelstellingen
En maak helder op welke wijze het werk van de medewerkers daaraan bijdraagt. Dit draagt bij aan de betrokkenheid bij de organisatie.

4.       Faciliteer onderlinge verbinding tussen de teamleden.
En zorg dat successen onderling worden gedeeld. Dit zorgt voor onderlinge betrokkenheid en betrokkenheid bij de organisatie. Als je die successen ook nog weet te verbinden aan jullie kernwaarden, dan ben je helemaal goed bezig!

5.       Deel met regelmaat informatie over tussentijdse ontwikkelingen en resultaten.
En verbindt de inspanningen van de medewerkers aan deze resultaten door waardering uit te spreken.

6.       Vermijd mailcontact!
Veel te vaak wordt de mail gebruikt als gesprek. Mail is geen chatbox. Mail is tijdrovend en volledig ineffectief als het gaat om verbinden. Mail is alleen handig om afspraken die eerder zijn gemaakt in dialoog met elkaar (dus face to face gesprek, telefoongesprek of misschien via een chat) te bevestigen of als eenzijdig informatiekanaal. Verder niet. Het is geen medium om een dialoog mee te voeren. Het vergroot de administratieve last en vermindert daarmee automatisch de productiviteit van medewerkers.

Let op: Bovenstaande tips gelden voor ALLE medewerkers: diegenen die wel naar het werk komen, diegenen die thuis werken én diegenen die thuis zitten, maar hun werk niet kunnen uitvoeren. Bij die laatste groep hoor ik regelmatig van: ‘Ja die hebben een soort lange vakantie, dus die hoef ik niet te informeren’. Nee, dit is anders. Bij een vakantie heb je geen contact met je werk, nu juist wel. Ook deze medewerkers willen dolgraag op de hoogte worden gehouden. En iedereen heeft dus die 1 op 1 aandacht nodig. Vergeet niemand!

En bij alles geldt: be creative! Ik heb al chocoladerepen met een persoonlijk bedrukte wikkel, handgeschreven kaarten en online borrels langs zien komen. Niet is onmogelijk. Gewoon doen!

Hulp nodig? Plan hier een online koffieautomaatgesprek in (gratis), dan denk ik met je mee.

Met inspirerende groet,
Jennifer

Deel op facebook
Deel op twitter
Deel op linkedin
Deel op email

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Cookie instellingen

Deze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies, die noodzakelijk zijn om deze site zo goed mogelijk te laten functioneren. Hieronder kan je aangeven welke andere soorten cookies je wilt accepteren.

Privacyverklaring | Sluiten
Instellingen