Vroeger dacht ik altijd dat vergaderen super leuk zou zijn. Een beetje kletsen, een bakkie koffie en koekje erbij en op die manier je geld verdienen. ‘Serieus, zou het zo relaxed zijn in het échte leven?’ vroeg ik mij af.

De meeste mensen die nu vergaderen (en met de coronacrisis alleen maar online calls hebben) staan niet allemaal te juichen als ze weer een vergadering ingaan. Vergaderingen duren vaak te lang, zijn weinig effectief of de energie is laag. Dat is zonde, want het kan super functioneel en energieverhogend zijn om de ‘koppen bij elkaar te steken’. Vaak wordt een vergadering gezien als een standaard verplicht moment (helemaal als die bijv. wekelijks terugkerend is). En de veronderstelling die daarin wordt gedaan is dat de aanwezigen een neutrale factor zijn. En daar gaat het mis.

De menselijke factor tijdens een check-in
Je hebt iedere keer met mensen te maken. En de menselijke factor maakt de vergadering zo leuk! Mensen maken van alles mee. De vibe kan dus per keer verschillen. Om die reden is het belangrijk om te weten met welk gevoel of welke energie mensen de vergadering ingaan, zodat je tijdens de vergadering daar op in kunt spelen. Dat is dus de check-in.

Als iemand net voor de vergadering te horen heeft gekregen dat zijn huis is verkocht en hij staat te juichen, dan is dat handig om te weten. Waarschijnlijk fantaseert ie tijdens vergadering al over zijn nieuwe huis, dus weet dat je misschien wat extra moeite moet doen om zijn aandacht erbij te houden. Maar maak ook gebruik van zijn energie. Als er een directe actie nodig is, waar positieve energie voor nodig is, benut de positieve vibe van die collega dan. En als ie met zijn gedachten afdwaalt, dan weet je ook waarom.

Datzelfde geldt ook bij minder leuke dingen. Heeft iemand zorgen over een familielid die in het ziekenhuis ligt, of heeft iemand slecht geslapen en is daardoor sneller geïrriteerd? Je hoeft je tijdens een vergadering niet af te vragen, waarom iemand slecht meedoet, of weinig inbreng heeft in zo’n geval. Je hoeft ook geen energie te gaan verspillen aan het en public aanspreken van iemand op zijn houding. Je weet immers al wat de staat van diegene was tijdens de check-in.

Een check-in hoeft overigens niet lang te duren. Juist niet zelfs. Houd het kort en krachtig. ‘Alles prima’, ‘Pfff, beetje moe, slecht geslapen’, ‘Even goed nieuws delen, ons huis is verkocht!’, ‘Net op de fiets hier naartoe bijna aangereden. Was ff flink geschrokken, maar het gaat wel weer’,  is gewoon voldoende voor de check-in.

Ook kan het gevoel van iemand met de vergadering zelf te maken hebben. Is de vergadering vaak energieverlagend, dan kan iemand aangeven bijvoorbeeld niet veel zin te hebben in deze vergadering. Het is wel zo eerlijk en de openheid stelt een ieder in staat om er wat aan te doen. De voorzitter kan direct vragen: ‘Wat zouden we kunnen doen om de energie hoog te houden?’. Komen er een paar suggesties, top, gelijk mee experimenteren!

En daarom is de check-out ook zo belangrijk.
Werk je in een lerende organisatie, dan zou dit gemeengoed moeten zijn. Door een check-out haal je op een simpele manier feedback op over de vergadering. En deze kan ook weer kort zijn, zoals: ‘Prima’, ‘Goed de tijd in de gaten gehouden vandaag’, ‘Actieve inbreng van iedereen’, ‘Super leuke ideeën, dat geeft me energie!’, ‘Hm, jammer dat we nog niet tot een oplossing zijn gekomen’, ‘Volgende keer graag ook [naam] uitnodigen’, ‘Ik voel wat irritatie over de wijze waarop er nu over de medewerkers wordt besloten’, etc. Door deze check-out kun je de vergadering de volgende keer nog beter maken. En leuker! 

De check-out is ook super belangrijk voor de nazorg. Geeft iemand aan met irritatie de vergadering uit te gaan, dan moet je diegene wellicht nog even 1 op 1 spreken. Of als iemand heel enthousiast is, kun je die persoon naderhand nog even polsen voor een andere klus waar je een enthousiasteling voor nodig hebt. Door actief een check-out te doen, kom je deze info te weten, anders blijft het misschien onuitgesproken. 

Afbakening
Met een check-in en check-out baken je ook de focus van mensen af. Na de check-in zijn de deelnemers ook echt ‘in’ de vergadering. De dingen die voor afleiding zorgden en top of mind waren zijn benoemd en kunnen vervolgens ook even wachten tot na de vergadering. Na de check-out zijn de onderwerpen van de vergadering ook écht klaar. Er zijn geen open eindjes meer of onuitgesproken punten op dat moment. Op die manier kunnen de medewerkers hun focus weer verleggen naar andere werkzaamheden. Zo is de vergadering ook het meest effectief en kost het niet meer tijd of energie dan nodig. 

En nu ben jij aan het einde van dit artikel gekomen. Met welk gevoel sluit je het af? 😉 Ik hoor het graag!